Figyelmes vendégfogadás
A recepciós fogadhatja az érkezőket, segíthet annak, akinek több figyelemre van szüksége, és kézben tarthatja a nap menetét. A Calliox közben egyeztet a telefonálókkal.
Calliox és a recepciós
Személyes figyelem a recepción. Segítség a telefonban.
A recepciós az érkező vendéggel foglalkozik. A Calliox közben felveszi a telefont, elkéri a szükséges adatokat, és előkészíti a visszahívást. Találja meg a vállalkozásához illő munkamegosztást.
01 / A mindennapi feladatok
Két szerep.
Közös cél.
Abból induljon ki, mire van szüksége: a vendégek fogadására, a gyakori kérdések megválaszolására, a kérések feljegyzésére vagy a következő lépések megszervezésére.
| — | Recepciós | Calliox |
|---|---|---|
| Ügyfelek fogadása | Személyesen üdvözli az érkezőket, figyel a helyzetre, és a helyszínen segít. | A beállított köszöntéssel fogadja a hívót, és végigvezeti a beszélgetésen. |
| Gyakori kérdések | Tapasztalata és helyismerete alapján válaszol, bemutatja a szolgáltatásokat. | A megadott céges információkból válaszol, például a nyitvatartásról, a szolgáltatásokról és a megközelítésről. |
| Forgalmas időszakok | A telefonhívások mellett az érkezőkkel, a kollégákkal és a recepció egyéb feladataival is foglalkozik. | Kezeli a hozzá kapcsolt számra érkező hívásokat, miközben a csapat a jelen lévő ügyfelekre figyelhet. |
| Munkaidőn túl | A beosztás és a megszervezett helyettesítés szerint érhető el. | Nyitvatartási időn kívül is fogadja a hívásokat, és rögzíti a később intézendő kéréseket. |
| Egyedi kérések | Mérlegeli a helyzetet, egyeztet a kivételekről, és bevonja az illetékes kollégát. | Felteszi a beállított kérdéseket, és feljegyzi a részleteket, hogy a kolléga felkészülten folytathassa az ügyintézést. |
| A hívás után | A csapat bevett munkamenete szerint továbbítja az üzeneteket. | Átiratot és összefoglalót készít, a további teendőkből pedig feladatot hoz létre a csapatnak. |
| Költségtervezés | A teljes munkakörrel, a szükséges munkaidővel és a helyettesítéssel érdemes számolni. | Az előfizetés és a hívásforgalom alapján tervezhető. Az aktuális csomagokat és díjakat az Árak oldalon találja. |
02 / A műszakon túl
A munkanapnak van rendje.
A hívásoknak más a ritmusa.
Nyitás előtt, két időpont között vagy zárás után is csöröghet a telefon. A saját híváselőzményeiből láthatja, mikor lenne a legnagyobb segítség egy telefonasszisztens.
Szemléltető hívásforgalom / egy hét
H 18:00 — 12 hívás
Példaként jelölt munkaidő · H–P, 09:00–17:00
Szemléltető heti hívásforgalom, a példaként jelölt munkaidőn kívüli hívásokkal együtt.
- Hétfő: 124 hívás, ebből 52 a példaként jelölt munkaidőn kívül.
- Kedd: 122 hívás, ebből 50 a példaként jelölt munkaidőn kívül.
- Szerda: 115 hívás, ebből 46 a példaként jelölt munkaidőn kívül.
- Csütörtök: 115 hívás, ebből 49 a példaként jelölt munkaidőn kívül.
- Péntek: 116 hívás, ebből 49 a példaként jelölt munkaidőn kívül.
- Szombat: 54 hívás, ebből 54 a példaként jelölt munkaidőn kívül.
- Vasárnap: 62 hívás, ebből 62 a példaként jelölt munkaidőn kívül.
03 / Egymást kiegészítve
Több idő
a személyes figyelemre.
A recepciós jelen van, mérlegel és segít. A Calliox közben kezeli a telefonos érdeklődéseket, és összegyűjti a folytatáshoz szükséges részleteket.
Kis csapat, mozgalmas napok
Amikor mindenki ügyféllel foglalkozik vagy külső helyszínen dolgozik, a Calliox válaszol a szolgáltatásokkal kapcsolatos kérdésekre, és feljegyzi a visszahívási kéréseket. A csapatot rendezett teendőlista várja.
Érdeklődés zárás után
A hívó este is elmondhatja, mire van szüksége. Másnap a csapat az összefoglaló és az elérhetőség alapján felkészülten folytathatja a beszélgetést.
04 / Indulás
Egyértelmű feladatok.
Felkészült csapat.
Határozza meg, miben segítsen az asszisztens, és hogyan vegyék át a kollégák a további ügyintézést.
- 01Jelölje ki a feladatátVálassza ki, milyen megkereséseket kezeljen, mit kérdezzen, és milyen adatokra van szükség a visszahíváshoz.
- 02Adja át a céges tudástTöltse fel a nyitvatartást, a szolgáltatásokat és a gyakorlati tudnivalókat. Állítsa be a köszöntést és a beszélgetés stílusát.
- 03Kapcsolja számhoz, és próbálja kiRendeljen telefonszámot az asszisztenshez, majd teszthívásokban próbálja ki az ügyfeleire jellemző helyzeteket.
- 04Szervezze meg a folytatástBeszéljék meg, ki nézi át az összefoglalókat és a feladatokat. Ha változik valami a cégnél, frissítse az asszisztens tudását is.
A döntés előtt
Néhány gyakorlati
kérdés.
Használhatjuk a Callioxot a recepciós mellett?
Igen. A Calliox a hozzá kapcsolt telefonszámon fogadja a hívásokat, miközben a recepciós a vendégekkel és a személyes jelenlétet igénylő feladatokkal foglalkozik. Érdemes előre megbeszélni, milyen hívásokat kezeljen az asszisztens, és ki intézi az ezekből keletkező teendőket.
Mikor érdemes recepcióst alkalmazni?
Ha valakinek személyesen kell fogadnia az érkezőket, működtetnie a recepciót és helyben döntenie, a recepciós fontos tagja a csapatnak. A Calliox a telefonos érdeklődések kezelésével és a további ügyintézés előkészítésével segítheti a munkáját.
A Calliox véglegesíti az időpontfoglalásokat?
Beállíthatja, hogy az asszisztens felvegye az időpontkérést és megkérdezze, mikor lenne jó a hívónak. A csapata ellenőrzi a kérést, és a saját időpontfoglalási rendje szerint visszaigazolja az időpontot.
Hogyan érdemes összehasonlítani a költségeket?
Először azt gondolja át, milyen feladatokat és milyen időszakokat kell lefedni. Recepciós esetén a teljes munkakörrel és a beosztással számoljon. A Callioxnál az előfizetés és a várható hívásforgalom a kiindulópont; az aktuális díjakat az Árak oldalon találja. A kettő együtt is jó megoldás lehet.
Minden megkeresésből lehessen következő lépés.
Nézze meg a csomagokat, vagy beszéljük át, hol segíthet a Calliox a csapata mindennapjaiban.