Apró változtatások. Hasznosabb beszélgetések.

A jó köszöntésből gyorsan kiderül két dolog: kit értem el, és most mi következik? Kezdje a vállalkozás nevével, mutassa be az asszisztenst, majd kérdezze meg, miben segíthet. A nyitvatartás és a szolgáltatások részletei ráérnek a beszélgetés során.

A Callioxban a köszöntés az asszisztens első üzenetének része, a közös tájékoztató és az esetleges hívásazonosító-mondat mellett. Ellenőrzéskor a teljes nyitóüzenetet hallgassa meg: a hívó ezeket együtt hallja, mielőtt elkezdődne a beszélgetés. A rövid köszöntés mellett több figyelem jut a szervezet számára fontos tájékoztatásra is.

Azon a nyelven írjon, amelyen az asszisztens a hívásokat fogadja. Olvassa fel a szöveget, és cserélje ki azokat a fordulatokat, amelyeket telefonon nem mondana ki természetesen. Ami a képernyőn tömörnek tűnik, az élőszóban még hangozhat hivatalosan vagy kapkodósan.

Induljon azokból a kérdésekből, amelyeket a csapat a leggyakrabban hall. Minden kérdés mellé írjon közvetlen választ: hol található a vállalkozás, mikor van nyitva, milyen szolgáltatásokat kínál, és hogyan készüljön az ügyfél az érkezésre. Használjon egyértelmű címeket, hogy egy kolléga is gyorsan megtalálná ugyanazt a választ.

Az információk legyenek összhangban. Ha változik a nyitvatartás, frissítse az azt tartalmazó dokumentumot, és távolítsa el a korábbi változatot az asszisztens tudásanyagából. Ilyenkor érdemes az idényjellegű tudnivalókat, az árakat és a kapcsolatfelvétel módját is átnézni.

Az asszisztens Tudásbázis lapján PDF-, DOC-, DOCX- és TXT-fájlokat tölthet fel. Feltöltés után ellenőrizze, hogy a forrás szinkronizálva van-e, majd próbahívásban tegyen fel néhány gyakori kérdést. Ahol egy kolléga döntésére van szükség, a megadott tudnivalókból derüljön ki, hogyan folytatódjon az ügyintézés.

Gondoljon arra a kollégára, aki visszahívja az érdeklődőt. Mit kell tudnia, mielőtt tárcsáz? A név és a visszahívási szám jó kezdet. Egy szalonnak a kért szolgáltatás és a megfelelő időpont is fontos lehet, egy étteremnek a létszám és a különleges kérés. Akkor érdemes feltenni egy kérdést, ha a válasz segít a további ügyintézésben.

A Calliox beállításának Cél lépése a szakterülethez javasolt adatmezőkkel indul. Átnevezheti, eltávolíthatja és átrendezheti őket, és megadhatja, melyik legyen kötelező. Kezdjen ezzel a rövid listával, majd igazítsa a saját munkafolyamatához. Maradjon választható az a kérdés, amelyre a hívó még nem feltétlenül tud válaszolni.

A hívás célja a kívánt eredményt írja le. Időpontkérésnél ez lehet egy egyértelműen rögzített kérés, amelyet a csapat ellenőriz és egyeztet. A kívánt időpont ehhez fontos támpont; kérésként fogalmazza meg, ha a szabad helyet még ellenőrizni kell.

Egy üzenet értékét az adja, ami utána történik. A hívás tartalmának sikeres feldolgozásakor a Calliox kapcsolódó feladatot hoz létre az összefoglalóval és az összegyűjtött adatokkal. Induljon ebből a visszahívásnál, és nyissa meg az eredeti hívást, ha több részletre van szüksége.

Kezdje a felelős nélküli feladatokkal. Rendelje őket olyan kollégához, akinek van hozzáférése az adott telephelyhez, majd a kérés alapján nézze át a prioritást. Az új feladatok közepes prioritással indulnak, ezért a hívó által jelzett sürgősséget a csapatnak kell mérlegelnie.

Amikor valaki foglalkozni kezd a kéréssel, állítsa a feladatot folyamatban lévőre, a megoldás után pedig készre. Ezzel a következő kolléga is könnyebben látja, mi vár még intézésre. Az állapotelőzmények megmutatják a feladat útját, ami különösen hasznos, ha a munka több műszakon át tart.