Rövid, személyes üzenet
A hangposta egyszerű megoldás, ha a hívó már tudja, kit keres, és csak üzenni szeretne neki. Egy világos köszöntésből az is kiderülhet, mikor számíthat visszahívásra.
Calliox, hangposta és telefonos menü
A hívó elmondja, mire van szüksége. Az asszisztens rákérdez a részletekre.
A hangposta üzenetet fogad, a telefonos menü a megfelelő helyre irányít. A Calliox beszélget a hívóval: megválaszolja a gyakori kérdéseket, összegyűjti az adatokat, és előkészíti a folytatást.
01 / A köszöntéstől az ügyintézésig
Az üzenet az első lépés.
A beszélgetés tisztázza a részleteket.
Abból induljon ki, mit szeretnének a hívók: elérni egy ismert részleget, rövid üzenetet hagyni, vagy elmondani egy kérést, amelyhez néhány kérdést is tisztázni kell.
| — | Hangposta és telefonos menü | Calliox |
|---|---|---|
| Az első lépés | A hívó meghallgatja a köszöntést, menüpontot választ vagy üzenetet hagy. | A hívó beszélgetésben mondja el az asszisztensnek, miért telefonált. |
| Gyakori kérdések | A rögzített köszöntés állandó információkat közölhet, például nyitvatartást vagy másik elérhetőséget. | Az asszisztens a megadott céges információkból válaszol a kérdésekre. |
| Hiányzó részletek | A köszöntés kérheti a nevet és a telefonszámot; a hívó dönti el, mit mond el az üzenetben. | Az asszisztens felteszi a beállított kérdéseket, hogy összegyűjtse a következő lépéshez szükséges adatokat. |
| Egy részleg elérése | A beállított menü a választott mellékre vagy hangpostafiókba irányíthatja a hívást. | Az asszisztens felméri, mire vonatkozik a megkeresés, és feladatot készít a csapatnak a további ügyintézéshez. |
| Nyitvatartási időn kívül | A hívó üzenetet hagyhat, amelyet a csapat később meghallgat. | A hívó választ kaphat a gyakori kérdésekre, és elmondhatja a kérését; a részleteket a csapat később áttekintheti. |
| A hívás áttekintése | A csapat meghallgatja az üzenetet, vagy elolvassa az átiratot, ha a telefonszolgáltatás készít ilyet. | A csapat az átiratot, az összefoglalót és a felvett adatokat a további teendőkkel együtt tekintheti át. |
| Naprakész működés | A változásokhoz igazítva frissíteni kell a köszöntést, a mellékeket és a menüpontokat. | Frissítheti az asszisztens céges tudását, köszöntését és adatmezőit, majd teszthívással ellenőrizheti az eredményt. |
02 / Amikor a csapat nincs bent
Este érkező hívás.
Felkészült reggeli kezdés.
A hangposta és az asszisztens is fogadhat megkeresést, amíg a csapat távol van. Gondolja át, mi segítene másnap: egy rövid üzenet, egy már megválaszolt kérdés vagy a folytatáshoz szükséges részletekkel felvett kérés.
Szemléltető hívásforgalom / egy hét
H 18:00 — 12 hívás
A csapat példaként jelölt munkaideje · H–P, 09:00–17:00
Szemléltető heti hívásforgalom, a csapat példában szereplő munkaidején kívüli hívásokkal együtt.
- Hétfő: 124 hívás, ebből 52 a csapat példaként jelölt munkaidején kívül.
- Kedd: 122 hívás, ebből 50 a csapat példaként jelölt munkaidején kívül.
- Szerda: 115 hívás, ebből 46 a csapat példaként jelölt munkaidején kívül.
- Csütörtök: 115 hívás, ebből 49 a csapat példaként jelölt munkaidején kívül.
- Péntek: 116 hívás, ebből 49 a csapat példaként jelölt munkaidején kívül.
- Szombat: 54 hívás, ebből 54 a csapat példaként jelölt munkaidején kívül.
- Vasárnap: 62 hívás, ebből 62 a csapat példaként jelölt munkaidején kívül.
03 / A kéréshez illő megoldás
A következő lépés
már a hívásban elkezdődik.
Van, amikor egy rövid üzenet is elég. Ha a kéréshez több részletre van szükség, a beszélgetés segít, hogy a csapat felkészülten hívhassa vissza az ügyfelet.
Ismert részleg vagy mellék
A telefonos menü segít kiválasztani a keresett részleget vagy melléket. A menüpontokat érdemes az ügyfelek szóhasználatához és a csapat tényleges elérhetőségéhez igazítani.
Több részletet igénylő kérés
Időpontmódosításnál, szolgáltatás iránti érdeklődésnél vagy asztalfoglalási kérésnél a Calliox még a hívásban tisztázhatja a szükséges részleteket. A csapat így egy helyen kapja meg az információkat.
04 / Hasznos beszélgetés, hasznos adatok
A megszokott telefonszám.
Új fogadtatás.
Kezdje azokkal a kérésekkel, amelyek miatt a csapat a leggyakrabban hívja vissza az ügyfeleket, majd próbálja ki, hogyan veszi fel az asszisztens a szükséges adatokat.
- 01Nézze át a jellemző üzeneteketGyűjtse össze, mire szoktak rákérdezni visszahíváskor: a keresett szolgáltatásra, a kívánt időpontra vagy a megfelelő elérhetőségre.
- 02Állítsa be a kérdéseketVegye fel ezeket az asszisztens adatmezői közé. Adja meg a nyitvatartást és a szolgáltatásokról szóló tudnivalókat is, hogy ezekből válaszolhasson.
- 03Kapcsoljon számot, és teszteljenRendeljen aktív Calliox-telefonszámot az asszisztenshez. Hívja fel ezt a számot egy jellemző kéréssel, majd ellenőrizze az összefoglalót és a csapatra váró következő lépést.
- 04Tervezze meg az ügyfélhívások útjátEgyeztessen telefonszolgáltatójával a meglévő vonal átirányításáról. Döntse el, mikor fogadja az asszisztens az ügyfélhívásokat, és ki intézi a további teendőket.
A döntés előtt
Néhány gyakorlati
kérdés.
Használhatom a Callioxot a jelenlegi hangposta helyett?
A hívásokat a meglévő hangpostafiók helyett egy Calliox-számra irányíthatja. Az átirányítás és a hangposta beállításait a telefonszolgáltató kezeli, ezért egyeztesse, hogyan működnek együtt, és az élesítés előtt próbálja ki a hívások útját.
Kell gombot nyomnia a hívónak?
A hívó szóban mondja el a Calliox-asszisztensnek, mire van szüksége. Az asszisztens a megadott céges információkból válaszol, és felteszi a beszélgetéshez beállított kérdéseket.
Mi a helyzet, ha mellékekre kapcsoló menüre van szükségem?
Ha elsősorban egy adott mellékre szeretné irányítani a hívót, tekintse át telefonrendszere hívásirányítási lehetőségeit. A Calliox válaszol a kérdésekre, felveszi a kéréseket, és előkészíti a csapat további teendőit.
A csapatnak továbbra is vissza kell hívnia az ügyfeleket?
Ha kolléga döntésére, időpont-visszaigazolásra vagy további segítségre van szükség, igen. Az asszisztens összegyűjti a visszahíváshoz szükséges információkat. A céges tudnivalókból megválaszolható kérdéseket már az első beszélgetésben tisztázhatja.
Felkészültebb visszahívás. Gördülékenyebb ügyintézés.
Nézze meg a Calliox csomagjait, vagy mondja el, mivel keresik leggyakrabban, és beszéljük át a megfelelő beállításokat.